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Bisher hat Ihre PDF-Rechnung für jeden Kunden gereicht. Aber für Rechnungen an Unternehmen endet das 2027 oder 2028.
E-Rechnungspflicht: wer, ab wann, was gilt.
Deshalb steht hier ohne Juristendeutsch, ab wann die E-Rechnungspflicht für Sie gilt. Und wie Sie heute schon kostenlos umstellen.
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Das Risiko zuerst
Wer heute Rechnungen aus Word oder Excel als PDF verschickt, verschickt keine E-Rechnung. Das Finanzministerium nennt sie „sonstige Rechnung“. Sie ist nur noch für eine Übergangszeit erlaubt, und per E-Mail nur, wenn Ihr Kunde zustimmt. Nach der Übergangszeit erkennt das Finanzamt Ihres Kunden sie nicht mehr als ordnungsmäßige Rechnung an.
Die Fristen
| Seit oder ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht. |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle dürfen statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen: Papier immer, PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss an andere Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Übergangszeit endet für alle. Zwischen Unternehmen in Deutschland ist die E-Rechnung Pflicht. |
Wer ausgenommen ist, unter anderem
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie können.
- Rechnungen an Privatkunden.
- Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
- Viele steuerfreie Umsätze, zum Beispiel Finanzdienstleistungen und Grundstücksvermietung, und Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel ZUGFeRD ab Version 2.0.1 oder XRechnung. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, FAQ E-Rechnung, Fragen 2, 4, 7, 11 und 12, Stand März 2026; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitte 14.1 und 15.2a). Diese Seite ist keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. (BMF, FAQ E-Rechnung, Stand März 2026)
Muss ich E-Rechnungen schon empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür. (BMF, FAQ E-Rechnung, Stand März 2026)
Darf ich bis dahin noch PDF-Rechnungen schicken?
Ja, in der Übergangszeit. Ein PDF per E-Mail aber nur, wenn Ihr Kunde zustimmt. (BMF, FAQ E-Rechnung, Stand März 2026)
Gilt die Pflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Endverbraucher sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. (BMF, FAQ E-Rechnung, Stand März 2026)
Ihre nächste Rechnung schreiben Sie sowieso.
Aber diesmal ohne Word und ohne Bauchweh.
Deshalb schreiben Sie sie gleich als E-Rechnung: kostenlos, geprüft und danach unveränderbar.
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