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Eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel ist schnell gefunden und schnell ausgefüllt. Aber heraus kommt ein PDF, das an Unternehmen ab 2027 oder 2028 nicht mehr zählt, und die Datei lässt sich jederzeit nachträglich ändern.
Rechnungsvorlage für Word oder Excel? Besser gleich eine E-Rechnung.
Deshalb füllen Sie statt einer Vorlage eine Maske aus und bekommen eine geprüfte E-Rechnung, die später niemand mehr ändern kann. Genauso schnell, kostenlos, für Firmen- und Privatkunden.
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Das Problem mit der Vorlage
Eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel ist schnell gefunden. Ausgefüllt und als PDF gespeichert, wirkt sie fertig. Für das Finanzministerium ist sie seit 2025 aber keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“: Sie hat kein strukturiertes Format, das eine Buchhaltung lesen kann.
Zwischen Unternehmen ist sie nur noch übergangsweise erlaubt, bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Per E-Mail nur, wenn Ihr Kunde zustimmt. Nach der Übergangszeit erkennt sein Finanzamt sie nicht mehr als ordnungsmäßige Rechnung an.
Was eine Vorlage nicht kann
- Sie zählt keine Rechnungsnummern. Doppelte oder fehlende Nummern fallen erst bei einer Prüfung auf.
- Sie prüft keine Pflichtangaben.
- Sie erzeugt keine XML-Daten nach der Norm EN 16931.
- Sie verhindert nicht, dass eine verschickte Rechnung später still geändert wird.
Was stattdessen geht
einfach-e-rechnung.eu ist so schnell wie eine Vorlage und so streng wie eine Buchhaltung. Sie füllen eine Maske aus, die App vergibt die Nummer, prüft die Rechnung nach der Norm EN 16931 und legt sie unveränderbar ab. Heraus kommt ein PDF, in dem die E-Rechnung steckt. Für Sie kostenlos.
Auch als Kleinunternehmer: Die App setzt den Hinweis nach § 19 UStG selbst.
Quelle: BMF, FAQ E-Rechnung, Fragen 2 und 11, Stand März 2026; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Umsatzsteuer-Anwendungserlass Abschnitt 15.2a).
Häufige Fragen
Reicht eine Rechnungsvorlage aus Word noch?
Nur noch für eine Übergangszeit: bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027, als PDF per E-Mail nur mit Zustimmung Ihres Kunden. (BMF, FAQ E-Rechnung, Stand März 2026)
Gibt es eine kostenlose Alternative zur Vorlage?
Ja. einfach-e-rechnung.eu erstellt die Rechnung als E-Rechnung im Format ZUGFeRD, kostenlos, mit fortlaufender Nummer und Prüfung.
Gibt es eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer?
Die App setzt den Kleinunternehmer-Hinweis nach § 19 UStG selbst, sobald Sie in Ihren Daten „Kleinunternehmer“ wählen.
Ihre nächste Rechnung schreiben Sie sowieso.
Aber diesmal ohne Word und ohne Bauchweh.
Deshalb schreiben Sie sie gleich als E-Rechnung: kostenlos, geprüft und danach unveränderbar.
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